Dokumentenerfassung leicht gemacht

Scan-Lösungen

Informationen bzw. Dokumente gelangen auf den unterschiedlichsten Wegen, in den verschiedensten Formaten, sowie aus diversen Quellen (digital oder in Papierform) in unseren Büroalltag. Dies alle zu verarbeiten, kann eine echte Herausforderung darstellen.

Mit intelligenten Lösungen aus Hard- und Software, kann unser Büroalltag deutlich verbessert, automatisiert und dadurch effizienter gestaltet werden. Deshalb gilt:
Effiziente Erfassung, präzise Verarbeitung und sichere Aufbewahrung von Dokumenten sind entscheidend, um Wissen zu bewahren, die Compliance sicherzustellen und Geschäftsprozesse zu optimieren.

Digitalisierung Ihrer Dokumente leicht gemacht

Scan-Lösungen

Sie planen Ihre papierbasierten Arbeitsabläufe zu digitalisieren? Dann haben wir genau das richtige für Sie.

Mit den Dokumentenscanner, egal ob Desktop oder Stand-Alone, helfen wir Ihnen dabei, dass Ihre Digitalisierungspläne schneller, kostengünstig und effizienter realisiert werden. Zusammen mit den unterschiedlichsten Software-Lösungen unterstützen wir Sie dabei, dass jedes Dokument, in der von Ihnen gewünschten Qualität , in dem von Ihnen definierten Ordner gelangt, in dem es dann entsprechend weiter verarbeitet werden kann.

Bei der Digitalisierung von Dokumenten sprechen wir von verschiedenen Phasen, welche alle zum Erfolg beitragen.

Erfassung der Dokumente

Das Erfassen von papierbasierten und, oder elektronischen Dokumenten aus den unterschiedlichsten Quellen, wie z.B. herkömmliches Postwesen, E-Mail, Fax, oder selbst gedruckten Informationen ist der erste Punkt und somit einer der wichtigesten Schritte.

Verarbeitung

die im ersten Schritt erfassten Dokumente bzw. Informationen , müssen so aufbereitet werden, dass diese dan auch EDV-basiert verarbeitet werden können. In einigen Fällen erfordert die Dokumentenverarbeitung weitere automatisierte Schritte. Dies kann die Anwendung von Textanalyse-Technologien, die Klassifizierung von Dokumenten oder die Umwandlung in verschiedene Dateiformate umfassen.

OCR-Texterkennung
Seitentrennung mehrerer unterscheidlicher Dokumenten mittels Trennblätter, Barcodes, o.ä.
Verschlagwortung (Metadaten zu den erfassten Dokumenten)

Ausgabe

Sind die Dokumente erst einmal erfasst und verarbeitet, gilt es diese an definierten Ablageorte zu transferieren. Dadurch werden alle relevenaten und teilweise unternehmenskritische Informationen in Echtzeit und im richtigen Format zur Verfügung gestellt.

Wie können also diese Dokumente ausgegeben werden?

direkte Anbindung an die Unternehmensanwednungen (Dokumentenmanagement-, ERP-, oder CRM-System)
ebenfalls ist eine direkte Weiterleitung an einen E-Mail-Empfänger möglich
oder die Informationen gehen direkt vom Eingabesystem (Scanner) an die von Ihnen gewählte Ablagestruktur (Cloud-Services, Netzlaufwerke, o.ä)