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Archivierung

Auftragsrelevante Emails können ebenso gesucht werden wie jegliche Art von alltäglichem Schriftverkehr.

 

 

Innerhalb einer Projektakte haben Sie stets Zugriff auf alle Dokumente dieses Projektes.

 



E-Mail Archivierung: Wann und warum?


Revisionssicherheit bzw. Gesetzeskonformität hat nichts mit Technik und der Lösung an sich zu tun, sondern mit dem Verfahren von Ablage und Archivierung.

Die entsprechenden Anforderungen ergeben sich wie bei jeder anderen Handelskorrespondenz aus der Abgabenordnung, GoBS und den GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Entsprechend ist jedes Verfahren diesen Vorschriften entspricht passend.

 

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

Alle, die nach Handels- und Steuerrecht mit Forderungen und Verbindlichkeiten verbunden sind. Das gilt heute auch schon für jede Art von Geschäftskorrespondenz.

Mehr Informationen zu den Aufbewahrungsfristen von E-Mails gibt es hier:

www.gdpdu-portal.com/betriebspruefung/anforderungen/e-mail-archivierung.html

 

Gesonderte Insellösungen sind nicht anzuraten. Es macht großen Sinn, relevante E-Mails in die Ablagestruktur des Dokumenten-Management-Systems zu integrieren. Dadurch werden die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die Information besitzt wie jedes andere Dokument einen jederzeitigen Zugriff.



Revisionssicherheit


Das Finanzamt interessiert sich ausschließlich für die steuerlich relevanten Unterlagen eines Unternehmens. Die Unterlagen, die davon betroffen sind, ergeben sich aus der Abgabenordnung (§147 Abs. 1) ebenso wie Verträge und Rechnungen.

Für eine revisionssichere Ablage von Dokumenten muss ein Archiv so eingestellt werden können, dass das Löschen von Dokumenten nicht mehr zulässig ist. In diesem Fall können je nach Konfiguration zwar neue Revisionen eines Dokumentes erstellt und gespeichert werden, die einmal abgelegten Dokumente an sich werden allerdings nicht mehr verändert.

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